De organisatie, actief in oa. Frankrijk, België en Luxemburg, voerde haar processen nog vaak analoog uit. Het plannen van afspraken en het communiceren van testresultaten verliep volgens een proces dat niet altijd efficiënt en meer foutgevoelig dan nodig was. Daarnaast gebruikte het bedrijf laboratoriumsoftware, geschikt voor biologen, maar niet gebruiksvriendelijk voor patiënten. Het gebrek aan digitalisering leidde tot langere wachttijden, een hoge werkdruk voor receptionisten en een gefragmenteerd IT-landschap waarin verschillende systemen en externe partijen onsamenhangend opereerden.

De uitdaging

Deze organisatie stond voor de uitdaging om hun verouderde processen te moderniseren. Van handmatig afspraken plannen tot het versturen van testresultaten per post, de workflow was inefficiënt en niet afgestemd op de digitale verwachtingen van patiënten. Dit project had als doel een toekomstbestendig platform te bouwen dat niet alleen processen digitaliseert, maar ook een duurzame basis legt voor verdere innovatie en interne softwareontwikkeling. De organisatie moest niet alleen patiëntgerichte processen digitaliseren, maar ook een interne softwareorganisatie opbouwen om duurzaam en schaalbaar te blijven en hergebruik van de ontwikkelde software in de toekomst te stimuleren.

De oplossing

Er is een volledig nieuw platform ontwikkeld dat het hele proces rondom bloedafname en resultatencommunicatie digitaliseert. Patiënten kunnen nu zelf afspraken maken, documenten zoals voorschriften en ID’s uploaden en hun testresultaten veilig online bekijken. Door een uniforme tech-stack en een API-gebaseerde architectuur te implementeren, zijn alle applicaties, zoals de “My Account”-omgeving en de afsprakenmodule, geïntegreerd en schaalbaar gemaakt. In de discovery-fase is vastgesteld dat de fragmentatie binnen de softwareontwikkeling moest worden aangepakt. Het advies was om een interne developmentorganisatie op te zetten en een consistente technische stack te hanteren. Externe partijen worden alleen ingezet voor gespecialiseerde software, zoals systemen voor laboratoria. Strikte beveiligingsmaatregelen en een uitgebreide pen-test hebben ervoor gezorgd dat het platform voldoet aan de hoogste veiligheids- en privacy-eisen.

De resultaten

Het nieuwe platform heeft het analoge proces volledig vervangen, waardoor patiënten eenvoudig online afspraken kunnen maken en testresultaten veilig kunnen bekijken. Dit heeft geleid tot drastische vermindering van de administratieve lasten bij receptionisten, wat kostenbesparingen en efficiëntieverbeteringen oplevert. De wachttijden zijn geminimaliseerd en tienduizenden patiënten worden dagelijks bediend. Dankzij de schaalbaarheid van het platform is een significant deel van de van de patiëntenpopulatie inmiddels overgestapt op het nieuwe systeem. Het interne softwareteam van de organisatie heeft nu de tools om toekomstige ontwikkelingen zelfstandig aan te pakken, waardoor innovatie en continuïteit kunnen worden gewaarborgd. Het project heeft niet alleen de processen geoptimaliseerd, maar ook een solide basis gelegd voor een duurzame digitale transformatie.